案件を辞退するメール｜自社の体制で受けられない時の断り方

自社の体制で受けられない案件は、相談への感謝、辞退する結論、自社側の理由を短く伝えます。できる見込みがないまま「検討します」を繰り返さず、辞退が決まった時点で連絡してください。

まず、条件を変えれば受けられるか確認する

人員、必要な技術、支援できる範囲を責任者と確認します。開始時期をずらせば対応できるのか、一部の業務なら受けられるのか、今回はどの形でも難しいのかを分けます。

「現場が頑張れば」で埋めず、実際に担当する人へ確認してください。機能の一部だけが合わない場合は、提案から対象外の範囲を外す方法も使えます。

代替案がない場合の辞退メール

次は、必要な運用体制を確保できない架空例です。

件名：○○案件のご相談について

田中様

このたびは、○○案件についてご相談いただき、ありがとうございます。 社内で確認した結果、今回はお引き受けできないとの判断に至りました。

ご希望の開始時期に、必要な運用担当を確保できないためです。ご検討にお時間をいただいた中で、ご期待に沿えず申し訳ございません。

現時点では、弊社からご提示できる代替案もございません。別の選択肢をご検討いただけるよう、まず結論をご連絡いたしました。

理由は「御社の条件が厳しい」ではなく、「当社で必要な体制を確保できない」と自社側の事情で説明します。社内の人員事情を細かく開示する必要はありません。

別案を出せる場合は、元の依頼と分ける

「10月開始の条件ではお受けできません。12月開始であれば対応可能と確認しています。時期の変更が難しければ、今回は辞退させていただきます」

元の条件では受けられないことを先に伝えます。開始日や範囲を変えた案を、元の依頼への承諾のように見せないためです。

他社を紹介する場合も、対応できると未確認のまま約束せず、紹介先と顧客の双方に確認してから情報を渡します。

すでに伝えた約束を、辞退メールだけで消さない

回答を約束した期限や預かっている資料があれば、その扱いも連絡します。先に「対応できます」と伝えていた場合は、その説明を訂正し、何が変わったかを責任者と確認して返してください。

本稿は契約前の受注判断のための例です。発注済み・契約済みなら、この文面だけで辞退を確定せず、契約担当へ確認します。顧客から追加の要求が届いている場面は、無理な要求への返し方で分けて扱います。