仕様変更を顧客へお願いするには｜変更前後と影響を伝える例文

自社都合で仕様変更をお願いする時は、何が変わり、相手の仕事に何が起きるかを先にそろえます。理由だけを説明して「ご了承ください」で終えず、代替案と確認してほしい点を示してください。

社内で、変更前後と影響をそろえる

まず技術・運用担当と、元の仕様を維持できない理由、提示できる案、費用と日程を確認します。顧客の運用まで分からない部分は、質問として残します。

次は、帳票の出力方法を変更する架空例です。

確認すること	顧客へ伝える内容
変更前後	定時の自動出力から、画面での手動出力への変更を相談
理由	予定していた自動出力部分の検証が完了していない
影響	顧客側に毎日の出力操作が増える。作業担当と所要時間は要確認
別案	自動出力を含めて開始日を見直す案。日程は担当部署と確認

「使い方が少し変わる」では、増える仕事が見えません。営業側で軽い変更と決めず、誰が何をするかまで具体的にします。

変更をお願いするメール例

件名：帳票出力の仕様についてのご相談

田中様

予定していた自動出力部分の検証が完了しておらず、仕様と開始日についてご相談がございます。弊社の準備不足により、ご調整をお願いすることをお詫び申し上げます。

現時点で確認できている案は、開始日を維持し、帳票を画面から手動で出力する方法です。ただし、貴社に毎日の操作が増えます。従来どおり自動出力する案については、開始できる日程を確認中です。

変更点と費用・日程の一覧を添付しました。まず、手動出力が現在の業務で可能か、運用担当の方を交えてご相談できますでしょうか。変更を前提とせず、ご懸念を伺いたく存じます。

自動出力案の確認状況は、明日15時までに改めてお知らせします。

実際に送る時は、費用と日程の確認状況を添付と本文で合わせます。代替案がまだなければ、あるように書かず、次に状況を返す時刻を伝えます。

保留・拒否されたら、理由を聞いて社内へ戻す

「手動出力では運用できないこと、承知しました。元の仕様を保つ案に戻し、日程を確認します。明日15時に状況をご連絡します」

受け入れられない理由が分かれば、その条件を社内へ持ち帰ります。同じお願いを言い換えて繰り返したり、担当者の残業で吸収できると約束したりしないでください。

変更内容がまとまったら、対象・費用・日程を双方が確認できる文書に反映し、自社の正式な変更手続きを進めます。個別の契約上の扱いは担当部署へ確認してください。納期の連絡も必要な場合は、遅延連絡の例文を参照できます。