商談通訳との事前打ち合わせ｜資料・用語・確認の合図をそろえる

通訳者との事前打ち合わせでは、商談の目的、参加者、資料、用語と数字、話を区切る合図をそろえます。当日に資料を渡して説明を始めるのではなく、準備に必要なものと共有する時期を、手配先へ先に相談してください。

ここでは、話者がいったん区切り、通訳を挟んで相手へ伝える商談を想定します。英語などの表現をすべて自分で用意する必要はありません。ただし、自社の商品で何ができるか、どこまで約束できるかは、営業側が説明できるようにしておきます。

資料と一緒に「今回、何を確かめたいか」を渡す

資料一式を送る前に、今回の商談で確かめたいことを短く書きます。初回の製品紹介なのか、前回の質問への回答なのかで、準備すべき言葉も当日の進め方も変わるためです。

中小機構のジェグテックも、WEB商談の準備として、通訳者へ資料を事前に共有することや、内容を絞って簡潔に話すこと、リハーサルを挙げています。次の表は、その考え方を商談担当者の共有メモにした編集上の例です。

渡す情報	書き方の例
今回の目的	製品紹介の後、相手の使用場所に設置できるかを確認する
参加者と役割	自社は営業と技術担当、相手は現場担当と購買担当。氏名の読み方も添える
当日の資料	会社紹介は2ページまで。製品の説明は添付資料の3〜6ページを使う
前回までの経緯	相手から設置幅について質問があり、今回は技術担当が回答する
決められる範囲	当日は設置条件の確認まで。価格や納期の変更は社内へ持ち帰る

社内資料を丸ごと渡すのではなく、今回の準備に必要で、共有できる範囲を選びます。共有方法や機密情報の扱いは、自社と手配先の手続きに合わせてください。送れない資料があるなら、当日になって初めて示すのではなく、説明できる範囲を事前に相談します。

まだ商談そのものの目的が決まっていない場合は、目的・質問・資料を一枚にまとめる準備から始めます。通訳者へ渡す前に、自分たちの確認したいことを一つに絞るためです。

用語より先に、意味が曖昧な数字を直す

略語や商品名の一覧は役立ちますが、元の説明が曖昧なままでは、訳すときにも確認が必要になります。「月30です」と資料にあったら、30台なのか30件なのか、平均なのか上限なのかを、まず自社側で確かめます。

元の表現	準備する説明の例
月30	この例では、1か月あたり30台が供給上限。現在の納期を約束する数値ではない
標準仕様で対応	「標準仕様」の構成を具体的に書き、追加品が必要な条件を分ける
短納期で可能	確定している出荷予定と、まだ回答できない納期を分ける
社内の略称	正式な名称、何を指すか、資料の該当ページを添える

表の数字は説明用の架空例です。実際には、正式な資料と担当者の確認に戻って条件をそろえます。通貨、単位、対象期間が違えば意味が変わるため、数字だけを大きくしたスライドにも条件を残してください。

訳語を自社で決めている製品名や専門語があれば、採用している表記を渡します。分からない訳語を急いで作るより、現物の写真や用途、何と区別したい言葉なのかを示して相談する方が、確認を進めやすくなります。専門用語を説明する方法も、元の日本語を整えるときに使えます。

資料を差し替えたときは、「最新版です」だけで終えず、変わったページと内容を伝えます。たとえば「5ページの供給数量を訂正しました。旧版の数字は使わず、添付の第2版をご確認ください」と書けば、見直す箇所が分かります。

一問だけ練習して、区切るタイミングを合わせる

打ち合わせの最後に、当日ありそうな質問を一つ選び、説明と通訳を交互に入れてみます。全文を覚える練習ではなく、どこで止まり、何を確認するかを合わせるためです。

たとえば「設置幅が足りない場合、別の機種は使えますか」という質問を想定します。営業が回答をまとめて長く話すのではなく、技術担当が設置条件を確認し、答えられる部分を説明してから区切ります。説明する人が変わるときも「ここからは技術担当が回答します」と伝えます。

通訳者に任せることと、商談上の判断を任せることは別です。 値引きや納期変更をその場で判断してもらう役割まで、当然に含まれるとは考えません。進行や記録も頼む場合は、依頼した範囲に含まれるかを確認します。

当日は、通訳が終わる前に次の説明を重ねないようにします。意味が合っているか気になったら、「いまの30台は一か月の上限という意味です」と条件を戻して確認します。相手がうなずいたことだけで合意とせず、決まった内容と持ち帰る問いを、最後に言葉で確かめてください。

まずは商談資料から、単位や条件が省かれた数字を一つ探してみてください。そこを自分の言葉で説明できれば、通訳者にも、商談の相手にも、何を確かめてほしいのかを渡しやすくなります。