失注顧客へ再アプローチしてよい？｜判断と一通目の5手順

失注後の再アプローチは、経過月数ではなく、現在の連絡根拠・停止意思・前回課題に関係する変化から検討します。 名刺や以前の提案工数だけでは、連絡可否も現在の必要性も決まりません。

再連絡する前に、五つの確認をする

1. 終了と残務：結果通知、清算、請求、貸与物、苦情・紛争、専門担当の有無を確認する。
2. 連絡可否：取得経路、利用目的、停止意思、指定窓口と社内ルールを確認する。
3. 今回の用件：合意した再確認日、前回課題に関係する具体的変更、正式な公募などを確認する。
4. 一通の内容：前回接点、連絡根拠、変更点、一つの依頼、停止方法を書く。
5. 判定と記録：社内の確認・承認を経て送信、保留、停止を分け、結果を残す。

個人情報保護委員会の通則は利用目的の具体的な特定と目的の範囲を扱います。公式Q&Aの4-16には、従業者と明らかにして名刺交換した状況から利用目的が明らかな場合の説明があります。全目的・全媒体・無期限の許可ではありません。

広告・宣伝メールには特定電子メール法の送信類型、停止通知、表示義務等も関わります。取引関係や公開アドレスの一条件だけで適法性を決めず、内容・宛先・停止意思と適用法令を担当者へ確認します。

架空の場面で確認する：過去の「相談したい」を広げない

競合に敗れた商談の記録を、ミナトは久しぶりに開きました。最後の欄には「次期システム更改の際は、相談したい」とあります。ただし、その一文だけでは、どの時点に、何の目的で、どの窓口へ連絡してよいかまでは分かりません。

ミナト

「相談したい」を、いつでも連絡してよい許可に広げていました。前回に費やした工数や、今度こそという期待は、現在の連絡可否とは分けないといけませんね。

一通目は、変わった事実と一つの依頼に絞る

次は、更新時期に一度連絡してよいと確認できた場合の例です。実際の記録に合わせて書き換えます。

件名：以前の○○の件／更新情報のご案内可否

以前ご検討いただいた際、次回更新の時期に一度連絡可と伺った記録に基づき、ご連絡しました。

当時の課題に関係する変更として、当社の○○が△△に変わりました。料金体系と導入条件は前回から変わっていません。現在も必要でしたら、変更点の資料をお送りします。

ご不要の場合や今後この目的での営業連絡を希望されない場合は、その旨をお知らせください。記録に反映します。

自社が変わっても、相手が必要としているとは限りません。変わらない費用・制約も重要なら添え、同じ提案を「別件」として送り直さないでください。名刺、開封、期初、担当交代だけを再送根拠にせず、公開・取得データの利用条件も確認します。

新担当者へ以前の許可が自動で移ると決めず、正式窓口や認められた紹介経路を確認します。残務・紛争の対応を、営業提案で上書きしません。

九欄に残し、送信・保留・停止を分ける

欄	残すこと
前回案件	終了日、確認した結果、最終連絡
残務・紛争	義務、苦情、専門担当
連絡先	取得経路・時期、現在の役割の確認方法
利用と停止	今回の目的、連絡根拠、停止記録
正式経路	調達、公募、紹介等の指定手順
再接触の契機	合意日か具体的変更、前回課題との関係、証拠
一通の内容	接点、根拠、変更・維持条件、目的
依頼と停止	一つの返答、停止方法、無応答時の社内基準
判定と結果	承認者、送信日、応答原文、担当と次手

社内状態	判断の目安
SEND・送信	必要な確認と承認を経て、関連する用件を一通送る
HOLD・保留	取得経路、目的、経路、関連性などが未確認。社内で照会する
STOP・停止	停止意思、正式手順外、営業連絡が不適切な残務、担当の停止判断を記録する

この票は個別の法的適否を判定する仕組みではありません。新情報や無応答を理由にSTOPを上書きせず、必要な法令・契約上の通知は担当部署へ分けます。

返信がなければ内心を推測せず、合意した連絡計画と社内停止基準に従います。継続案件のフォローや断られた後の関係維持とも区別してください。

送信文を書く前に、連絡可否の根拠と停止記録の二欄を確認してください。不明なら保留にし、まず社内で確かめます。