商談メモの取り方｜4つの記録項目と確認の例文

商談メモには、相手の言葉・決まったこと・未決・次の担当と期限を残します。すべてを書き取らず、話の区切りで短く読み返し、認識の違いをその場で直します。数字が食い違ったら、対象と資料の日付・版を確かめます。

商談メモに書く4項目｜そのまま使える記入例

まず、日付・参加者・今回の目的を書き、下の4欄を用意します。表は研修予約の仕組みを相談する架空の記入例です。自社の記録様式がある場合は、その欄に当てはめてください。

記録する項目	メモの例
相手の言葉	「予約が重なる週は、同じ名簿を何度も照合する」
決まったこと	次回、予約担当者と一週間分の作業を確認する
未決	自動化する範囲。現行手順のまま残す作業
担当と期限	当社：確認項目案を金曜までに送る。先方：参加者を確認し、木曜に連絡

「照合が多い」を「自動化したい」と書き換えると、こちらの案が顧客の要望に変わってしまいます。思いついた提案は「自分の案」と分け、まだ尋ねていないことは未確認のまま残します。日程が決まったら、曜日だけでなく日付も添えましょう。

商談中にメモが追いつかない時の書き方

最初に「要点をメモしながら伺います」と伝えます。顔を上げられないほど書いてしまうなら、説明の文章を短い語へ縮めます。

• 長い記録：予約が重なる週になると、同じ名簿を何度も照合している。
• 短い記録：予約集中週／名簿を何度も照合。

ただし、数字・固有名詞・期限・否定の言葉は意味を変えないように残します。聞き取れなければ「今の人数だけ、もう一度お願いします」と止めて確認してください。聞き逃した部分を後から推測で埋めません。

録音やAI文字起こしを使う場合は、利用・保存・共有のルールと相手の了解を確認します。文字起こしがあっても、双方の理解が合ったとは限りません。

紙のメモは、欄の取りやすさと書く場所で道具を選ぶ

4欄を手で区切るなら方眼、資料と一緒に狭い机へ置くなら折り返せるノートが候補です。コクヨのソフトリングビジネス「ス-SV437S5-D」は、A5・5mm方眼で平らに折り返せます。メーカーの仕様を確認し、見開きで広く書きたい場合は普段のノートと比べてください。

確認が残る項目だけ色を変えたい人には、多色ペンも選択肢です。ジェットストリーム4＆1は、三菱鉛筆の製品案内にあるとおり、4色のボールペンとシャープを一本にまとめています。色を使い分けるのに手間取るなら、黒一色と「未確認」の文字だけで十分です。

会社の指定用紙や端末で記録する場合は、その方式を使います。顧客情報を私物へ移すために買い足す必要はありません。

商談メモの確認例｜要約して認識の違いを直す

一つの話題が終わったら、自分がどう理解したかを短く返します。相手に全部を説明し直してもらうのでなく、違う箇所を指してもらうためです。

「困っているのは予約受付そのものより、重なる週の名簿照合ですね。次回はその作業を確認し、自動化の範囲はまだ決めない。この理解で合っていますか」

「照合より、変更連絡が問題です」と返ってきたら、その言葉を記録して訂正します。続けて「どの変更連絡で困っていますか」と、必要な部分だけ尋ねます。質問の選び方は営業ヒアリングの質問例へ。

商談メモと資料の数字が違う時の確かめ方

相手の発言が「対象は50名」、手元の資料が30名なら、まず対象の違いを確かめます。

「手元の8月版には30名とあります。今回の50名は、追加部署を含めた人数でしょうか」

資料が古ければ最新版へ戻り、自分の転記ミスなら「こちらの転記が誤っていました。50名へ直します」と訂正します。見積もりなどにも使った数字なら、影響する資料と修正担当・連絡時期まで確認してください。

その場で確かめられなければ、二つの数字とそれぞれの出所を残し、確認する人と期限を決めます。どちらかを確定値にしません。

商談終了前のメモ確認｜担当・期限・未決をそろえる

全メモを朗読せず、「決まったこと」「まだ決めないこと」「誰がいつ返すか」を読み合わせます。

「次回は予約作業の確認ですね。項目案は私から金曜までに送り、参加者は木曜にご連絡いただく予定です。自動化の範囲と次回日時は未定、で合っていますか」

次回が未定なら、そのまま残します。商談後は確認済みの内容を社内の正式な記録へ移します。入力を続ける工夫はCRM入力の習慣化で扱います。

まずは自分のメモから、相手の発言か自分の案か曖昧な一行を探してみてください。下の「商談メモの3分練習」では、次に確かめる一問を残せます。顧客名や秘密情報は書かず、匿名の練習例に置き換えます。

紹介した商品の購入先